Первый тип потерь: делать больше, чем в данный момент необходимо заказчику, то есть Перепроизводство.

Самая опасная из потерь, так как влечет за собой возникновение остальных видов потерь.

Причины:

• Неумение руководства ставить задачи или сотрудников работать с информацией;
• Ненастроенный операционный процесс;
• Представление информации в количестве большем, чем того требует заказчик или последующий процесс.

Как устранить?

• Деление работы на более мелкие этапы;
• Точная постановка задач сотрудникам;
• Организация учета расхода материалов;
• Встраивание качества в процесс (привычка делать правильно и сразу);
• Назначение точных сроков выполнения задач;
• Промежуточный контроль выполнения задач;
• Оптимизация и настройка операционного процесса.

Примеры потери:

• Больше копий чем нужно;
• Больше информации, чем запрашивалось или необходимо;
• Составление нескольких вариантов презентаций;
• Составление отчетов, которые никто не читает;
• Ввод повторяющейся информации во множество документов;
• Повторная работа с документами на всякий случай;
• Сохраненная, но не используемая в дальнейшем информация.

Чек-лист:
В вашем подразделении документы общего содержания хранятся у каждого сотрудника в его личной папке или в одном доступном месте, сокращая время на поиск нужного документа? Для обмена информацией внутри подразделения используются служебные записки, зарегистрированные в САДД, или для сокращения времени используется электронная почта? Вся ли информация в создаваемых отчетах вашего подразделения используется? Получаете ли вы и отправляете ли вы информацию в незаинтересованные подразделения?
Ответив на ряд подобных вопросов можно выявить данную потерю в своем подразделении, и оптимизируя работу высвободить ресурсы и время в процессе.

Данная потеря связана с ненужным перемещением работников в течение рабочего дня с целью поиска необходимой информации (на компьютере, в бумагах и пр.), инструментов/предметов; с потерей времени на повороты, наклоны, хождения за деталями, инструментом, поиски. Способствует снижению производительности труда, повышению утомляемости работников и росту травматизма.

Причины:

• Неэффективная организация файлов в компьютере, папок в картотеке;
• Беспорядок на рабочем столе;
• Частое переключение между задачами;
• Нечеткие требования к выполнению задач;
• Неудобное расположение оргтехники, мебели.

Как устранить?

• Перестановка мебели;
• Организация мебели в ячейки «П» - образные «Т- образные»;
• Маркировка и визуализация рабочего и смежного пространства (5S);
• Организация общей зоны с FIFO.

Примеры потери:

• Поиск файлов.
• Постоянное обращение к справочникам/базам данных в поисках информации.
• Поиск, сбор, сверка данных в различных системах учета.
• Поиск нужного предмета.
• Необходимость ходить за напечатанным документом в другое помещение.

Пример минимизации потери «лишние движения» в офисе:
Пример. Повторяющееся открытие - закрытие папок, файлов. Предложение решения. Оптимизация и унификация хранения документов и использования программного обеспечения позволяет значительно снизить затраты по поиску нужных материалов.

Правильная эргономика рабочего места позволяет сэкономить 10 мин рабочего времени в день, что составляет 41 рабочий час в год, то есть высвободит 1 рабочую неделю в году у вашего сотрудника.

Лишняя транспортировка — это перемещение материалов, деталей и готовых изделий на большие расстояния и чаще, чем это необходимо.

Причины:

• Отсутствие единых стандартов обработки информации;
• Привычка решать все вопросы лично, отсутствие стандартизированного электронного процесса;
• Расположение разных стадий одного процесса в разных зданиях, корпусах, этажах.

Как устранить?

• Внедрение электронного документооборота;
• Стандартизация процессов и процедур;
• Введение коротких планерок для быстрого решения оперативных вопросов;
• Использование общих сетевых ресурсов для доступа к документам.

Примеры потери:

• Перемещение на совещание, в то время как можно было решить все по телефону или почте;
• Выполнение одной задачи несколькими отделами;
• Отправка ненужных документов;
• Передача чего-либо на следующий этап работы вручную;
• Скачивание и закачивание файлов на различные носители на всякий случай.

Классический пример этой потери: служебные записки с грифом ДСП, при написании которых требуется согласование с несколькими подразделениями в бумажном виде, что сопровождается перемещениями сотрудника по нескольким зданиям, ожиданием согласования, свободного времени у ответственного за работу с документами ограниченного доступа на регистрацию документа.

Излишние запасы – являются, как правило, следствием перепроизводства и влекут за собой появление таких потерь, как транспортировка и брак.

Причины:

• Принцип «многозадачности» в работе;
• Привычка ставить в копию переписки большое количество адресатов;
• Большое количество различной отчетности;
• Жестко регламентированная система согласования / подписания документов (например, только один день в неделю).

Как устранить?

• Организация входящей электронной почты (настройка автоматических правил);
• Онлайн-чтение только тех электронных сообщений, которые в данный момент имеют отношение к выполняемой задаче. Остальные — в специально отведенное время;
• Оптимизация и автоматизация отчетности, объединение отчетов в один для разных целей;
• Введение электронного документооборота;
• Последовательное выполнение задач;
• Планирование своего рабочего дня.

Примеры потери:

• Перегруженные папки входящих документов;
• Большой процент документов «в работе»;
• Закупка, заказ запасов, канцелярских принадлежностей на всякий случай;
• Отчеты, которые готовятся, однако не используются;
• Десятки открытых файлов и программ, необходимые для соблюдения;
• Незавершенные проекты

Хранение документов в архивах подразделений, срок хранения которых вышел, но они не уничтожены в виду желания сохранить историю определенных операций за несколько десятков лет, приводит к захламлению архивных кабинетов, занимая дополнительные площади. Также к захламлению и сокращению полезных площадей в кабинетах приводит хранение большого количества канцелярии или получение канцелярии, некоторые виды которой уже находятся в подразделении в переизбытке. Избавление от излишних запасов помогает в высвобождении дополнительных площадей и сокращении временных ресурсов сотрудников за счет правильной организации рабочих мест.

Устранение дефектов - это создание ошибок или неверная информация в документах и исправление дефектов/брака. Примером может служить счет, в котором не указан ответный адрес; таблица, в которой перепутаны столбцы, или неточно составленное поручение.

Причины:

• Отсутствие стандарта по обработке информации и предоставлению данных;
• Нет единого офисного оборудования или ПО;
• Низкая мотивация персонала;
• Низкая дисциплина;
• Нет четкого образа результата.

Как устранить?

• Разработка стандарта с учетом требований конечного потребителя информации;
• Корректная постановка задач с критериями (сроки, качество в количественных и качественных показателях);
• Разработка и согласование единых шаблонов документов, отчетов, аналитических записок и пр.;
• Обучение и развитие персонала.

Примеры потери:

• Неразборчивые факсы, письма;
• Неправильный формат, некорректная информация; Потеря документа;
• Передача неполной документации на следующие этапы;
• Повторная подготовка утерянных или испорченных документов.

Если мы допускаем ошибку в операции, то в дальнейшем нам придется потратить столько же время на проведение операции, которая уже должна быть выполнена. Исключение возможности дефектов в деятельности существенно сокращает время на выполнение операций. Эта потеря в том числе проявляется в тех операциях, в которых нет шаблонов документов или отсутствует автоматизация.

Излишняя обработка - видоизменение изделия, придание ему свойств и качеств, в которых не нуждается клиент, т.е. которые не представляют для него ценность.
Когда Вы используете больше ресурсов, чем нужно для выполнения задачи, или когда каждый член команды использует разные походы к одному и тому же заданию.

Причины:

• Пересылка (дублирование) информации;
• Длинные цепочки согласования документов;
• Использование разного программного обеспечения;
• Разные форматы периодической отчетности;
• Подготовка статистики, данных «вручную».

Как устранить?

• Формирование банка данных с возможностью выгрузки необходимой информации и конвертации в графические, текстовые и др. формы;
• Формирование единого информационного пространства («облачные» технологии);
• Пересмотр требований по согласованию;
• Функциональное распределение обязанностей и закрепление зон ответственности;
• Снижение количества отчетов на основании их последующего использования в работе.

Примеры потери:

• Повторение одной и той же информации в разных формах;
• Повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов;
• Большое количество обязательных подписей и разрешений.

Здесь рассматривается, дублируется ли ввод одинаковой информации в различные документы, формируются ли лишние экземпляры документов с последующим их хранением, правильно ли формируются сообщения по электронной почте (не повторяется ли детально информация из вложенных файлов в теле письма и т.д.).

Ожидание - это время, которое оборудование либо персонал проводит в бездействии, т.е. не создавая ценность. Когда у вас нет информации или инструкций, которые вам нужны для завершения задачи.

Причины:

• Бумажный документооборот;
• Несогласованность работы различных подразделений;
• Отсутствие оперативного плана работы;
• Ошибки в документах;
• Перегрузка персонала.

Как устранить?

• Введение электронного документооборота;
• Создание рабочих групп для решения конкретных производственных задач;
• Разработка и согласование оперативного плана деятельности;
• Четкая постановка задач и сроков их выполнения;
• Повышение квалификации персонала.

Примеры потери:

• Ожидание распоряжений руководства, подписи;
• Ожидание загрузки компьютерных систем;
• Зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задач;
• Ожидание звонка или сообщения по электронной почте;
• Ожидание у принтера или копировального аппарата.

Все мы знаем, сколько сейчас времени тратится на ожидание зависающих централизованных систем, но также можно проверить – хватает ли в вашем подразделении оргтехники для исключения ожидания очереди при печати или сканирования, существуют ли ситуации в работе сотрудников, когда они не могут приступить к работе из-за ожидания предыдущего шага.

Потеря творческого потенциала - неправильное применение сотрудников из-за несоответствия поставленной им задачи их навыкам или опыту. Это также может произойти, когда задача делегируется без достаточной подготовки.

Причины:

• Выполнения рутинных операций;
• Руководитель не прислушивается к подчиненным;
• Деятельность жестко регламентируется внутренними стандартами.

Как устранить?

• Создание эффективной системы развития персонала;
• Создание конкурентоспособной среды для работников;
• Устранение излишнего контроля со стороны руководства;
• Усиление мотивации за проявление инициативы работников;
• Проведение регулярной оценки персонала/оперативная работа с резервом.

Примеры потери:

• Выполнение низкоквалифицированной или рутинной работы высококвалифицированным специалистом;
• Отсутствие системы подачи идей и предложений, культуры рационализаторства;
• Отсутствие внутреннего обучения и системы развития сотрудников;
• Поиск внешних кандидатов на руководящие должности вместо развития кадрового резерва.

Потери нереализованного человеческого потенциала чаще всего возникают, когда от сотрудника ждут исключительно выполнения рутинных операций, руководитель не прислушивается к подчиненным, если любая деятельность жестко регламентируется внутренними стандартами, правилами или должностными обязанностями и т.д.

Периодический анализ компетенций сотрудников позволит перераспределить задачи в вашем подразделении, повысив не только эффективность его деятельности, но и вовлеченность и заинтересованность в работе ваших сотрудников.